Jak napisać wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej? Dawniej działy kadr w każdej firmie prowadziły akta pracowników w formie papierowej, nie zajmując się zabezpieczeniem bezpieczeństwa danych ujętych w tych dokumentach. Dostęp do nich miał praktycznie każdy, a otrzymanie kopii konkretnego dokumentu nie stanowiło żadnego problemu. Zasady te uległy jednak zmianie po nowelizacji przepisów kodeksu pracy i wejściu w życie przepisów RODO.
SPIS TREŚCI:
Wstęp
Obecnie, aby uzyskać wgląd w akta osobowe, pracownik musi złożyć oficjalny wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej. Aby ułatwić Ci sporządzenie takiego pisma, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej, który pobierzesz poniżej:
Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej wzór
Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej wzór
Jakie dokumenty pracownicze przechowują działy kadr?
Jakich danych może dotyczyć wniosek pracownika o udostępnienie dokumentacji pracowniczej? Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać (w postaci papierowej lub elektronicznej) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także akta osobowe pracowników, czyli dokumentację pracowniczą.
Standardowe akta pracowników składają się z:
- części A z dokumentami związanymi z procesem rekrutacji,
- części B z dokumentami związanymi z przebiegiem zatrudnienia,
- części C z dokumentami związanymi z ustaniem zatrudnienia.
Dzisiaj dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w formie papierowej. Obie wersje akt pracownika pracodawca musi przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika i dodatkowo przez okres 10 lat od daty ustania zatrudnienia.
Przełożony musi dbać też o bezpieczeństwo przechowywanych danych – zgodnie z przepisami RODO i w zakresie zapewniania im ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Brak dostępu osób trzecich do akt pracowniczych nie oznacza jednak, że o wgląd w dokumenty nie może ubiegać się sam zainteresowany pracownik i osoby mu bliskie.
Kto może wnioskować o wydanie dokumentacji pracowniczej?
Wniosek o wydanie kopii dokumentów pracowniczych może złożyć pracownik, którego akta dotyczą. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek uwzględnić taki wniosek i wydać dokumentację pracowniczą, o którą wnioskuje osoba zatrudniona.
Wniosek o wydanie kopii akt osobowych może dotyczyć ich całości lub części. Możliwe jest więc wnioskowanie o wydanie kopii całości akt lub tylko jakiejś szczególnej jej części.
Jak czytamy w artykule 94 KP:
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
1) pracownika lub byłego pracownika albo
2) osób, o których mowa w art. 94(9) § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej
Zatem kto, oprócz pracownika i byłego pracownika (niezależnie od sposobu ustania zatrudnienia), może wnioskować o wydanie jego dokumentów pracowniczych?
Zgodnie z przepisami uprawnieni do złożenia wniosku są również:
- dzieci pracownika, jego małżonka oraz dzieci przysposobione przez pracownika;
- wnuki przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności,
- rodzeństwo i inne dzieci (za wyjątkiem dzieci przyjętych w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka);
- małżonka pracownika;
- rodzice pracownika.
Wymienione wyżej osoby mogą złożyć wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej tylko w przypadku śmierci pracownika. Dokumenty mogą zostać wydane również dowolnej osobie upoważnionej przez pracownika do ich odbioru (upoważnienie musi mieć formę pisemną).
Jak uzyskać kopię dokumentacji pracowniczej?
Aby uzyskać wgląd w dokumenty lub kopię akt pracowniczych, wystarczy wypełnić przygotowany przez nas wzór wniosku o wydanie dokumentacji pracowniczej, wskazując przy tym, że podanie dotyczy wydania całości akt lub jedynie ich części (wskazanie konkretnych dokumentów), np. podanie o wydanie świadectwa pracy z archiwum.
Pismo to nie wymaga uzasadnienia, ponieważ zgodnie z przepisami, pracodawca nie może żądać od pracownika wskazania powodu domagania się dostępu do tych dokumentów. Pracownik nie ma również obowiązku wykazywania interesu prawnego w uzyskaniu swoich akt pracowniczych.
Jeśli wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej składa ktoś inny niż pracownik, pracodawca ma prawo zażądać przedstawienia dokumentu, który stanowi podstawę złożenia wniosku, tj. aktu zgonu pracownika i dokumentu stwierdzającego więź pomiędzy zmarłym pracownikiem a wnioskodawcą (akt urodzenia, wyrok sądu o przysposobieniu, akt zawarcia małżeństwa).
Nawet takie osoby nie muszą uzasadniać jednak przyczyny złożenia wniosku o wydanie dokumentów, a pracodawca nie ma prawa żądać wskazania takiej przyczyny we wniosku.
Warto pamiętać, że wydanie dokumentów pracowniczych jest bezpłatne. Nawet wykonanie kopii akt pracowniczych nie podlega żadnej opłacie. Pracodawca nie ma prawa pobierać za taką czynność opłaty w żadnej formie, nawet jeśli nazywa ją opłatą manipulacyjną czy opłatą za wykonanie kserokopii.
W jakiej formie pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą?
Sposób rozpoznania wniosku o wgląd lub wydanie kopii akt osobowych jest uzależniony od tego, w jakiej formie pracodawca przechowuje akta.
Jeżeli akta są przechowywane w formie papierowej, pracodawca może wydać pracownikowi ich kopię również w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Natomiast jeżeli akta są przechowywane w formie elektronicznej, dokumenty mogą zostać wydane w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej.
Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni, licząc od dnia otrzymania wniosku. Wydane dokumenty muszą posiadać podpis pracodawcy.
Podobne:
- Notatka służbowa złe zachowanie pracownika WZÓR
- Pismo przewodnie do sprostowania świadectwa pracy wzór
- Wniosek o wypłatę wynagrodzenia po śmierci pracownika WZÓR
- Awans wewnętrzny pracownika samorządowego WZÓR
- Zmiana godzin pracy na wniosek pracownika uzasadnienie WZÓR
- Protokół zniszczenia dokumentacji wzór
- Czasowe oddelegowanie pracownika do innej pracy wzór
- Wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy WZÓR
- Wniosek o wydanie świadectwa pracy z archiwum WZÓR
- Wniosek pracownika o wydanie świadectwa pracy WZÓR
- Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy WZÓR
(1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...