Jak napisać pismo urzędowe? z pewnością sytuacja, w której napotykamy potrzebę napisania ważnego pisma urzędowego, nie jest zazwyczaj zbyt komfortowa, zwłaszcza gdy stajemy przed takim wyzwaniem po raz pierwszy w życiu!
Jedno jest jednak pewne – praktyka czyni mistrza, a zasady pisania pism urzędowych są do opanowania. Z każdym napisanym dokumentem proces ten przebiegał będzie sprawniej i szybciej…
Kiedy więc mamy do napisania pierwsze czy kolejne pismo urzędowe, warto potraktować to nie jak przykrą konieczność, ale szansę do poćwiczenia umiejętności, w której biegłość zawsze działać będzie na naszą korzyść.
Niemniej jednak aby ułatwić Ci to zadanie, w poniższym poradniku zebrane zostały wyczerpujące informacje na temat sporządzania oficjalnego pisma urzędowego. Zapraszam do lektury!
SPIS TREŚCI:
Ogólne zasady komponowania pisma do urzędu
Pismo do urzędu musi zawierać wszystkie niezbędne dla rozpatrzenia danej sprawy informacje, ponieważ jego podstawową funkcją jest właśnie ich przekazanie. Powinniśmy starać się przy tym, by używać możliwie jasnych sformułowań oraz odwoływać się do konkretnych danych.
Przy pisaniu pism urzędowych nie ma miejsca na pozostawianie jakichkolwiek niedomówień. Jeśli dokument będzie w jakimś aspekcie niejasny, ryzykujemy, że nasza praca pójdzie na marne – konieczne może być uzupełnienie pisma, lub wręcz napisanie go od nowa.
Gotowe wzory pism urzędowych
Aktualne wzory pism urzędowych sporządzanych w konkretnych sprawach dostępne są poniżej, jeśli więc zamierzasz napisać pismo urzędowe do Starosty, Wójta, Burmistrza, Gminy, ZUS-u, US, Dyrektora czy sądu, zamiast głowić się nad formułą pisma, pobierz gotowy i sprawdzony jego wzór:
Ogólny wzór pisma urzędowego
Ogólny wzór pisma urzędowego
Wzór pisma urzędowego do starosty
Wzór pisma urzędowego do starosty
Wzór pisma urzędowego do wójta
Wzór pisma urzędowego do wójta
Wzór pisma urzędowego do burmistrza
Wzór pisma urzędowego do burmistrza
Wzór pisma urzędowego do gminy
Wzór pisma urzędowego do gminy
Wzór pisma urzędowego do ZUS
Wzór pisma urzędowego do ZUS
Wzór pisma urzędowego do dyrektora
Wzór pisma urzędowego do dyrektora
Wzór pisma urzędowego do sądu
Wzór pisma urzędowego do sądu
Jeśli często piszemy dokumenty o podobnej tematyce, warto pozostawić zakupiony wzór pisma urzędowego na kolejną okazję. Wtedy przy następnej sposobności uzupełnisz jedynie te fragmenty, które będą wymagały zmiany.
Układ pisma urzędowego i jego elementy takie jak: jego formatowanie, umiejscowienie wstępu, rozwinięcia i zakończenia wraz z wizualnym układem pozostałych treści zwykle pozostają niezmienne, nie warto więc tracić czasu na to, by każdorazowo rozmieszczać je od nowa.
Najważniejsze elementy pisma urzędowego
Przygotowując wzór pisma urzędowego, warto zacząć od elementów, które w tego typu pismach pojawiają się zawsze. Są to:
- Nazwa miejscowości i data,
- Dane wnioskodawcy,
- Zwrot grzecznościowy,
- Podpis.
Nazwę miejscowości oraz datę umieszczamy w prawym górnym rogu pisma.
Poniżej umieszczamy dane wnioskodawcy, czyli nasze imię i nazwisko, wraz z miejscem zamieszkania. Jeśli jest taka potrzeba, należy dodać dane kontaktowe – na przykład numer telefonu lub adres e-mail, natomiast gdy występujemy w imieniu firmy, dane te zastąpić może logo firmy.
Zwrot grzecznościowy umieszczamy pod właściwym tekstem dokumentu, z reguły odpowiedni będzie jeden z nich: “z wyrazami szacunku” lub “z poważaniem”.
Tuż pod takim zwrotem składamy własnoręczny, czytelny podpis – jeśli jesteśmy nadawcą pisma. W przypadku gdy nie jesteśmy nadawcą, lecz osobą upoważnioną do złożenia pisma, podpis poprzedzamy skrótem: z up. (z upoważnienia).
Aby nasz wzór pisma do urzędu spełniał swoje zadanie, konieczne jest pozostawienie również kilku miejsc do każdorazowego wypełnienia. Są to:
- Dane osoby lub instytucji, do której skierowane jest pismo,
- Znaki powoławcze takie jak numer aktu, umowy lub prowadzonej sprawy,
- Tytuł pisma,
- Wstęp,
- Rozwinięcie wraz z uzasadnieniem,
- Zakończenie,
- Załączniki.
Dane osoby, do której kierowane jest pismo, umieszczamy po prawej stronie dokumentu, nieco poniżej danych wnioskodawcy. Gdy będziemy wypełniać wzór pisma, należy uzupełnić to miejsce o tożsamość osoby, do której kierujemy pismo, lub po prostu jej funkcję.
Jeśli nie dysponujemy takimi danymi, dobrym sposobem będzie podanie nazwy firmy lub urzędu, do którego adresujemy pismo.
Znaki powoławcze – jeśli sporządzane przez nas pismo oficjalne ma posiadać znaki powoławcze, umieszczamy je nieco poniżej danych osoby, do której kierujemy dokument, ale po lewej stronie.
Tytuł pisma powinien zostać pogrubiony i wycentrowany na środek arkusza i umieszczony poniżej znaków powoławczych. Tytuł pisma odnosić się powinien do jednej z trzech form tego typu pism, czyli może to być:
- wniosek,
- podanie,
- prośba.
Wstęp to ważny element pisma, w którym wyjaśniamy, czego będzie ono dotyczyło. Jest to też odpowiednie miejsce na umieszczenie informacji o poprzedniej korespondencji w danej sprawie, jeśli taka miała miejsce.
Rozwinięcie to główna część dokumentu, w którym podajemy wszystkie kluczowe dla sprawy informacje oraz uzasadnienie, jeśli takie jest potrzebne. Powinniśmy zrobić to w sposób merytoryczny i profesjonalny, ale unikając żargonu czy też sformułowań, które mogą być obce adresatowi i utrudniałyby zrozumienie pisma.
Jeśli danych do przekazania jest wiele, a tekst długi – nie wahajmy się podzielić go na akapity. W takim wypadku dobrą regułą jest, by każdej informacji lub zagadnieniu poświęcony był osobny akapit.
Zakończenie to miejsce na podsumowanie podanych informacji i zamieszczenie uprzejmej prośby o pozytywne lub szybkie rozpatrzenie pisma oraz informację zwrotną.
Załączniki – jeśli do pisma dołączamy dodatkowe dokumenty, należy wymienić je pod główną treścią i odręcznym podpisem – najlepiej, by zostały zestawione i ponumerowane na samym dole dokumentu.
Wymienienie załączników, tak jak i przypisanie im odpowiednich numerów, daje nam gwarancję, że żaden z nich nie zostanie pominięty przez odbiorcę pisma.
Jak napisać pismo urzędowe
Pismo oficjalne powinno charakteryzować się elegancką, profesjonalną estetyką. Używać należy standardowej, łatwo czytelnej czcionki oraz zastosować wysokość liter, która umożliwi łatwe odczytanie pisma. Czcionki ani rozmiaru nie należy zmieniać w trakcie pisania, niedopuszczalne jest również używanie CAPS LOCKA, czyli pisanie całych słów lub ciągu tekstów wielkimi literami. Jeśli chcemy podkreślić wagę jakiejś informacji, zdecydowanie lepiej będzie użyć pogrubienia.
Niezwykle istotne jest to, by zdania w piśmie zostały sformułowane poprawnie i były zrozumiałe. Jeśli mamy co do tego ostatniego jakieś wątpliwości, warto dać dokument do przeczytania osobie postronnej i zapytać, czy uważa, że wszystko jest jasne. Oczywiste jest, że pismo nie powinno zawierać żadnych błędów – gramatycznych czy ortograficznych. Dobrą regułą jest sporządzanie tego typu dokumentów w edytorze tekstu posiadającym funkcję sprawdzania pisowni.
Równie ważne jest zachowanie odpowiednich odstępów, podzielenie tekstu na akapity oraz zachowanie marginesów umożliwiających zbindowanie dokumentów. Po zakończeniu pisania należy upewnić się, że główna treść została wyjustowana – pisma urzędowe muszą wyglądać schludnie i przejrzyście.
Pisanie pism urzędowych to umiejętność, której w dzisiejszym świecie nie może zabraknąć nikomu. Bez względu na to, czy potrzebujemy jej do utrzymania płynności operacyjnej firmy, czy sprawnego uporania się z naglącymi sprawami osobistymi – wiedza jak napisać pismo urzędowe prędzej czy później przyda się każdemu.
Podsumowanie
Podobne:
- Awans wewnętrzny pracownika samorządowego WZÓR
- Wniosek do sanepidu o odbiór lokalu WZÓR
- Wniosek o przedłużenie terminu na uzupełnienie braków formalnych
(2 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...