Jak rozwiązać umowę z biurem rachunkowym? z pewnością umowa o świadczenie usług księgowych to rozwiązanie, po które sięgają przedsiębiorcy, by zdjąć z siebie odpowiedzialność związaną z prowadzeniem bieżących spraw księgowych oraz kadrowo-płacowych swojej firmy.
Nie ulega bowiem wątpliwości, że po zawarciu umowy o świadczenie usług księgowych obowiązki związane ze sprawami podatkowymi spadają na wybrane biuro rachunkowe.
Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca myśli o zakończeniu współpracy poprzez rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym i oczywiście ma do tego prawo!
Przed złożeniem wypowiedzenia umowy księgowej powinien jednak poznać pewne szczegóły, które mogą uchronić go przed niepotrzebnymi problemami.
Sprawdź, jak wypowiedzieć umowę księgową, pobierz gotowy wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym, oraz dowiedz się, na co zwrócić uwagę kończąc współpracę!
SPIS TREŚCI:
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym
Tak jak podałam na wstępie, współpraca z wybranym biurem rachunkowym powinna odbywać się na zasadach przewidzianych we wcześniej zawartej umowie. W treści umowy o świadczenie usług księgowym znaleźć powinien się również zapis traktujący o zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym.
Trzeba bowiem pamiętać, że umowa księgowa może mieć charakter terminowy lub bezterminowy. Przed wypowiedzeniem umowy z biurem rachunkowym należy zwrócić uwagę na czas jej trwania.
Pod uwagę warto wziąć również zasady przekazania dokumentacji księgowej oraz ewentualne zapisy o karach umownych. Jeśli biuro rachunkowe prowadzi dokumentacje również w formie elektronicznej, po zakończeniu współpracy, należy zadbać o ich pozyskanie zarówno w papierowej, jak i elektronicznej formie.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że dobrze sformułowana umowa o świadczenie usług księgowych, mająca chronić interesy przedsiębiorcy, powinna przewidywać kary dla biura rachunkowego m.in. za opóźnienia w przekazaniu dokumentacji lub błędy w archiwizacji dokumentów.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym nie powinno mieć również wpływu na kwestie poufności danych i RODO. Po zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym powinno być ono nadal zobowiązane do zachowania poufności i zadbania o to, by dane dotyczące danego przedsiębiorstwa nie trafiły w niepowołane ręce i nie były udostępniane osobom trzecim.
Gotowy wzór wypowiedzenia usług księgowych zamieszczam poniżej:
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym wzór
Forma wypowiedzenia umowy
Przedsiębiorca, który chce zakończyć współpracę z księgową, powinien złożyć pisemne wypowiedzenie, biorąc pod uwagę określony w umowie o świadczenie usług księgowych termin.
Zazwyczaj umowy o świadczenie usług księgowych zawarte na czas nieokreślony przewidują miesięczny, dwumiesięczny, a rzadziej trzymiesięczny termin wypowiedzenia. Praktykowane jest również wypowiadanie umowy pod koniec okresu rozliczeniowego.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym w formie pisemnej zawierać powinno w szczególności:
- dane stron umowy
- oznaczenie umowy głównej
- oświadczenie woli
- data przewidywanego zakończenia współpracy
- żądanie zwrotu dokumentów firmy.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że wypowiedzenie umowy księgowej powinno skutkować zwrotem:
- zebranych podczas współpracy faktur i rachunków
- zebranych umów
- wyciągów bankowych
- potwierdzeń zapłaty należności
- ksiąg podatkowych
- rejestrów VAT
- ewidencji (faktur, wyposażenia, przebiegu pojazdów, środków trwałych)
- dokumentów związanych z zatrudnionymi pracownikami – dokumenty kadrowo-płacowe
- deklaracji ZUS.
Zakończenie współpracy z biurem rachunkowych i zwrot dokumentów firmy przedsiębiorcy, nakłada na niego obowiązek ich przechowywania przez okres co najmniej 5 lat. Jest to czas, w którym zarówno Urząd skarbowy, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy Inspekcja Pracy może dokonać ich kontroli.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym powinno zostać zgłoszone do Urzędu Skarbowego celem odwołania pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone wcześniej wybranej księgowej na formularzu UPL-1 podlega na formularzu OPL-1, formularz możesz pobrać tutaj.
Obowiązkiem przedsiębiorcy będzie również ujawnienie zmian w CEIDG. Aktualizacji wpisu do CEIDG należy dokonać na formularzu CEIDG-1 w ciągu 7 dni od daty zakończenia współpracy z biurem rachunkowym.
Zawarcie nowej umowy
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym nie musi wiązać się wyłącznie z zaprzestaniem działalności danej firmy. Przedsiębiorca może wypowiedzieć umowę księgowej m.in. wówczas, gdy:
- nie jest zadowolony z poziomu świadczonych przez nią usług
- zauważył niedbałość w prowadzonej dokumentacji, w tym opóźnienia w przekazywaniu deklaracji i informacji do urzędów
- znalazł konkurencyjne biuro rachunkowe, z którym chce rozpocząć współpracę
- chce samodzielnie zająć się prowadzeniem księgowości swojej firmy
- zdecydował się na zatrudnienie księgowej.
Jeśli rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym związane jest z podjęciem współpracy z inną księgową, warto zadbać o płynny przepływ dokumentów i informacji.
Przy czym należy zaznaczyć, że nie ma żadnych problemów, by zawrzeć umowę o świadczenie usług księgowych z nową firmą jeszcze w trakcie obowiązywania poprzedniej umowy.
Kwestią do ustalenia będzie wówczas podpisanie pełnomocnictwa do reprezentacji w urzędach przez nową firmę w odpowiednim czasie oraz właściwe ustalenie sposobu przekazania dokumentów przez poprzednie biuro rachunkowe.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Na wypowiedzenie umowy księgowej z obecnym biurem księgowym decydujemy się z różnych powodów. Zmieniając księgową na inną, warto dopilnować, aby nowe biuro księgowe spełniało minimum wymagań, aby warto było podpisać z nim umowę.
Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe? przede wszystkim upewnij się, czy:
- legitymują się certyfikatem księgowym (C.I.K. bądź MF),
- posiadają ubezpieczenie na działalność biura księgowego,
- pracują na licencjonowanych programach księgowych.
Przed podjęciem współpracy z wybranym biurem rachunkowym warto sprawdzić Centrum Informacji Księgowej, CIK jest organizacją, która wydaje certyfikaty dla księgowych i biur rachunkowych.
… na co jeszcze zwrócić wybierając nowe biuro księgowe? sprawdź, czy:
- biuro w ramach usługi udostępnia program do wystawiania faktur,
- kiedy i jak kontaktuje się z klientem odnośnie wysokości należnych podatków,
- do którego dnia miesiąca dostarczać należy faktury i dokumenty,
- w jakiej formie i w jakich godzinach można kontaktować się z biurem.
Podsumowanie
Jeśli chcesz zakończyć działalność gospodarczą, zamknąć firmę, bądź zmienić biuro rachunkowe na inne, koniecznie musisz najpierw zakończyć współpracę z obecnym biurem rachunkowym, a po wypowiedzeniu umowy księgowej, powiadomić Urząd Skarbowy, aby odwołać pełnomocnictwo które zostało nadane (druk OPL-1).
Jak szybko można rozwiązać współpracę z obecnym biurem rachunkowym? wszystko zależy od sytuacji w jakiej się znaleźliśmy, jeśli firma księgowa nienależycie prowadzi Twoją księgowość, możesz rozwiązać współpracę ze skutkiem natychmiastowym, jeśli jednak chodzi o zmianę biura księgowego na inne z innego powodu, warto zasięgnąć do podpisanej umowy, by sprawdzić jaki jest okres wypowiedzenia umowy, może to być np.:
- 1 miesięczny okres wypowiedzenia,
- 2 miesięczny okres wypowiedzenia,
- 3 miesięczny okres wypowiedzenia.
*Biura rachunkowe najczęściej decydują się na 3-miesięczny okres wypowiedzenia.
Przed podjęciem współpracy z jakimkolwiek biurem rachunkowym warto najpierw sprawdzić je w Centrum Informacji Księgowej www.cik.org.pl . Organizacja ta certyfikuje biura rachunkowe i księgowych.
Podobne tematy:
Oceń mój artykuł:
(12 votes, average: 4,83 out of 5)
Loading...
Witam, padła decyzja o zmianie bura rachunkowego, nie wiem tylko jakie dokumenty będę musiał zabrać z poprzedniego biura rachunkowego do nowego biura, czy są jakieś przepisy dotyczące tej kwestii? na pewno muszą to być księgi podatkowe, dokumenty księgowe i co jeszcze?
Zacytuję: po rozwiązaniu umowy biuro rachunkowe ma obowiązek oddać Ci oryginały wszystkich przekazanych mu dokumentów. Prawdopodobnie nowe biuro rachunkowe powiadomi Cię, jakie dokumenty potrzebują od Ciebie. Niestety zmiana biura rachunkowego zawsze wiąże się z ogromem formalności… z moich obserwacji wynika, że o zmianie biura rachunkowego najczęściej decyduje wynik kontroli skarbowej. Jeśli właściciel firmy połapie się, że księgowość leci w kulki, to bardzo szybko następuje do zmiany biura :-)
W moim przypadku przeważyła niska jakość świadczonych usług biura rachunkowego – niepotrzebna była kontrola US. Po 3 miesiącach napisałem wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie robili problemów. Pozdrawiam.