Jak sporządzić protokół przekazania dokumentów księgowych? Po rozwiązaniu umowy z biurem rachunkowym firma ma obowiązek dokonania zwrotu dokumentacji klienta. Na wezwanie do wydania dokumentów księgowych biuro powinno przekazać byłemu klientowi pełną dokumentację i zatwierdzić ten fakt za pomocą specjalnego protokołu zdawczo-odbiorczego.
SPIS TREŚCI:
Wstęp
Co zawiera takie pisemne potwierdzenie wydania dokumentacji? w dokumencie muszą znaleźć się wszystkie niezbędne dane i elementy, aby protokół przekazania dokumentacji księgowej spełniał wszystkie formalne wymagania. Aby ułatwić Ci sporządzenie takiego protokołu, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór, który pobierzesz poniżej:
Protokół przekazania dokumentów księgowych word wzór
Protokół przekazania dokumentów księgowych word wzór
Biuro nie może odmówić wydania dokumentów księgowych
Kiedy następuje rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym, firma ma obowiązek dokonania zwrotu całej dokumentacji klienta. Nie ma znaczenia, czy ten uregulował wszystkie zobowiązania względem firmy.
Zgodnie z przepisami, nie wolno uzależniać wydania dokumentów od kwestii związanych z rozliczeniem kosztów usługi.
Jak czytamy artykule 276 Kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Oznacza to, że odmowa wydania dokumentów księgowych jest tożsama z ich bezprawnym przetrzymywaniem, a to stanowi przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego.
Dochodzenie zaległych należności za usługi księgowe a dokumentacja klienta
Jak zostało wspomniane, wydanie dokumentów przez biuro rachunkowe nie może zostać uzależnione od faktu uregulowania zaległych należności przez klienta. Tych firma może dochodzić jedynie na drodze sądowej. W pierwszej kolejności biuro rachunkowe powinno wezwać zleceniodawcę do zapłaty należności.
Konieczne jest bowiem „przypomnienie” dłużnikowi o wierzytelności i domaganie się jej zwrotu, zanim sprawa trafi do sądu. Pisma w tej sprawie stanowią także dowód na wypadek ewentualnego postępowania. Uzyskany w sądzie nakaz zapłaty lub wyrok po uprawomocnieniu będzie stanowić tytuł wykonawczy.
Warto podkreślić, że biuro ma też prawo domagać się wypłaty odsetek ustawowych. Posiadany tytuł uprawniający do egzekucji przedawnia się po 10 latach, przy czym każda czynność podjęta w celu dochodzenia należności przerywa bieg terminu przedawnienia.
Wezwanie do wydania dokumentów księgowych
Przedsiębiorca, który rozwiązuje umowę z biurem księgowym, może oczekiwać od firmy zwrotu dokumentacji, a jeśli do takiego zwrotu nie dojdzie, powinien wystąpić do biura z odpowiednim pismem – wezwaniem do zwrotu dokumentów, którego wzór pobierzesz poniżej:
Wezwanie do wydania dokumentów księgowych wzór
Wezwanie do wydania dokumentów księgowych wzór
Może powołać się przy tym na treść artykułu 551 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w skład przedsiębiorstwa wchodzą księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dokumentacja księgowa prowadzona przez biuro rachunkowe jest więc własnością przedsiębiorstwa, którego dotyczy.
Przedsiębiorca zawiera z biurem rachunkowym jedynie umowę o usługowe prowadzenie tej dokumentacji, zatem firma nie ma prawa odmówić wydania klientowi dokumentacji księgowej, której prowadzenie stanowi obowiązek narzucony przepisami prawa. Przy przekazywaniu klientowi dokumentacji księgowej sporządzany jest protokół zdawczo-odbiorczy dokumentów.
Zwrot dokumentów księgowych w formie papierowej czy elektronicznej?
Ustawy podatkowe nie odnoszą się do tego, w jakiej formie biuro rachunkowe powinno przekazać komplet istotnych dokumentów składających m.in. z ksiąg rachunkowych klientowi po zakończeniu współpracy pomiędzy stronami.
Kwestie te muszą zostać uregulowane w umowie o świadczenie usług księgowych, którą biuro zawiera z klientem.
Jeśli są w niej zapisy typu:
- ”Zleceniobiorca nie prowadzi archiwum dokumentacji w formie papierowej”
- ”Zleceniobiorca przechowuje dokumentację wyłącznie w formie elektronicznej”
- ”Po zakończeniu współpracy Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy wydruki rozliczeniowe wygenerowane z systemu księgowego na zewnętrznym nośniku danych, bądź przesyła je na adres mailowy Zleceniodawcy”
to protokół przekazania dokumentacji finansowo-księgowej nie zawsze będzie potrzebny. Przesłanie dokumentacji w formie załączników w wiadomości e-mail będzie już wystarczającym potwierdzeniem przekazania dokumentów klientowi.
Co zawiera protokół przekazania dokumentacji księgowej?
Potwierdzenie odbioru dokumentów to dokument, który stanowi dowód wydania dokumentacji przez biuro rachunkowe i przyjęcia ich przez osobę do tego uprawnioną – przez klienta lub jego pełnomocnika.
Takie pismo musi zawierać szereg niezbędnych danych formalnych, dlatego najłatwiej jest sporządzić je w oparciu o przygotowany przez nas wzór protokołu przekazania dokumentów księgowych, który wystarczy uzupełnić odpowiednimi danymi.
Protokół przekazania oryginałów dokumentów zawiera:
- datę przekazania i odbioru dokumentacji (Protokół przekazania dokumentacji spisany w dniu… + dokumenty przekazano dnia …)
- dane zleceniodawcy: nazwa, NIP, adres,
- dane odbierającego dokumenty,
- dane wydającego dokumenty,
- listę dokumentów podlegających zwrotowi,
- podpisy odbierającego i wydającego dokumenty.
Na protokole odbioru często znajduje się także liczba stron protokołu oraz zapis zobowiązujący odbiorcę dokumentów do sprawdzenia – w terminie 2 tygodni – kompletności zwróconych dokumentów i ich ewentualnej zgodności z dokumentami źródłowymi.
Ma on również obowiązek zgłosić doradcy podatkowemu ewentualne uwagi co do ilości wydanych dokumentów czy formy dokonanego księgowania.
A jakie dokumenty powinno zwrócić klientowi biuro rachunkowe po zakończeniu współpracy? Najważniejsza dokumentacja obejmuje dokumenty podlegające ścisłej ewidencji:
- wydruki ksiąg rachunkowych za konkretny okres,
- dokumentację źródłową,
- rejestry sprzedaży VAT,
- rejestry zakupów VAT,
- rejestry środków trwałych,
- rejestry faktur korygujących za dany okres,
- deklaracje VAT-7/VAT UE,
- oświadczenie o wyborze formy opodatkowania za rok…
- ewidencję środków trwałych,
- ewidencja wyposażenia,
- listy płac za dany okres,
- zeznanie roczne PIT/CIT,
- transakcje zbycia udziałów spółki,
- dokumenty związane z rejestracją przedsiębiorstwa,
- dokumenty przedsiębiorstwa do: urzędu skarbowego, GUS, ewidencji działalności lub KRS,
- pisma do organów administracji i tak dalej.
*W przypadku sporządzenia protokołu przekazania warto każdy ze zwracanych dokumentów wpisać do protokołu.
Co grozi za odmowę wydania dokumentów księgowych?
Czy biuro rachunkowe ma prawo zatrzymać dokumenty firmy? jak najbardziej biuro rachunkowe nie ma do tego prawa, i każda odmowa wydania takich dokumentów powoduje odpowiedzialność karną po stronie tego biura.
Zgodnie z artykułem 276 Kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Biuro rachunkowe nie ma prawa wyłączności do rozporządzania dokumentacją księgową klienta, dlatego za odmowę wydania dokumentów grozi firmie postępowanie karne.
Poza tym odmowa przekazania dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej może wiązać się z nałożeniem na biuro rachunkowe kary grzywny w wysokości nawet 1 080 000 zł, bądź z karą pozbawienia wolności właściciela firmy.
Dokumenty otrzymane od starego biura rachunkowego będą później potrzebne przy rozliczeniach z Urzędem Skarbowym, ZUS-em, a także niezbędne będą w procesie wdrażania nowego biura rachunkowego.
Podobne wzory pism:
- Wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym PDF
- Protokół zniszczenia dokumentów WZÓR
- Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej WZÓR
- Umowa zlecenie dla księgowej WZÓR
- Protokół pokontrolny WZÓR
- Protokół przekazania dokumentów WZÓR
(2 votes, average: 4,50 out of 5)
Loading...