Protokół zniszczenia dokumentów WZÓR

Jak sporządzić protokół zniszczenia dokumentów? protokół taki znajduje zastosowanie między innymi ze względu na obowiązujące przepisy RODO. Te obok usuwania danych, wymieniają odrębnie ich niszczenie, czyli fizyczną destrukcję nośników danych. Protokół zniszczenia dokumentów przydaje się także w innych okolicznościach, na przykład przy niszczeniu akt osobowych pracowników.

Wstęp

protokol-zniszczenia-dokumentow-wzor-pdf-docCo zawiera wzór protokołu zniszczenia dokumentów? w dokumencie powinno znaleźć się kilka niezbędnych informacji, by spełnił on wszystkie formalne wymagania. Aby ułatwić Ci sporządzenie takiego protokołu, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór, który pobierzesz poniżej:

Protokół zniszczenia dokumentów wzór

protokol-zniszczenia-dokumentow-wzor-pdf-doc

Protokół zniszczenia dokumentów wzór

Brakowanie dokumentacji

Czym jest brakowanie dokumentacji? Brakowaniem dokumentacji nazywamy wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął. 

Okres przechowywania dokumentów, ustalony w wykazie akt podmiotu lub kwalifikatorze dokumentacji, zawsze liczony jest w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

Przykładowo, dla deklaracji PIT za 2014 rok złożonej w 2015 roku okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia 2016 roku i upływa z dniem 1 stycznia 2021 roku.

Brakowanie dokumentów wymaga złożenia oświadczenia o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia – w tym wartości dowodowej dla organu lub jednostki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła.

Wskazane jest, by oceny przydatności dokumentacji dokonywali pracownicy merytoryczni komórek organizacyjnych.

Czy niszczenie dokumentów (danych) jest konieczne?

Usuwanie i niszczenie danych w praktyce odbywa się najczęściej poprzez umieszczenie ich w niszczarce, nadpisanie danych w systemach informatycznych lub fizyczne zniszczenie elektronicznych nośników, takich jak pendrive czy dysk komputerowy. 

Usuwanie danych jest konieczne i wynika – w przypadku przepisów RODO – z zasady ograniczenia przechowywania. Zgodnie z tą zasadą, dane osobowe powinny być przechowywane tylko przez czas niezbędny dla osiągnięcia określonego celu przetwarzania.

Dodatkowo zasada ta łączy się z jeszcze inną regułą – minimalizacji, czyli obowiązku przetwarzania danych wyłącznie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia określonego celu.

Określony czas przechowywania dokumentów dotyczy nie tylko danych osobowych, ale też dokumentacji pracowniczej, deklaracji ZUS czy deklaracji US. Przepisy określają okres przechowywania danych, zwykle ograniczając go do niezbędnego minimum. 

Zasada ograniczenia przechowywania danych w istotny sposób ogranicza ilość przetwarzanych danych osobowych i pozwala zminimalizować ryzyko związane z potencjalnym incydentem, do jakiego mogłoby dojść na skutek ich wycieku.

Protokół zniszczenia dokumentów pdf (zupełnie jak protokół zniszczenia towaru) jest więc bezcennym dokumentem na wypadek ataku hakerskiego, który spowodowałby ujawnienie bazy klientów czy też na wypadek podobnego w skutkach błędu pracownika. 

Jak udokumentować usunięcie danych?

Administratorzy są odpowiedzialni za przechowywanie, ale także za usuwanie danych. Muszą także być w stanie wykazać, że do takiego usunięcia danych faktycznie doszło.

Samo stwierdzenie administratora, że usunął dane po upływie ustalonego okresu retencji, zwykle nie jest wystarczające dla wykazania przed organem nadzorczym. Właśnie dlatego przy niszczeniu danych przygotowuje się protokół zniszczenia dokumentów doc. 

Protokół usunięcia czy zniszczenia danych sporządza się w formie pisemnej. Dokument musi zawierać co najmniej następujące informacje:

  • rodzaj zniszczonych danych,
  • oznaczenie zastosowanej metody niszczenia danych,
  • datę zniszczenia dokumentów,
  • oznaczenie osoby, która zatwierdza zniszczenie dokumentacji / danych.

Na jakie sposoby można niszczyć dokumenty? Najpowszechniejszy tryb niszczenia danych fizycznych to pocięcie kartek na małe paski i zbelowanie ich w kostki. Inny sposób to spalenie lub rozwarstwienie tuszu, który znajduje się na papierze, jednak są to metody kosztowniejsze i mniej ekologiczne.

Najważniejsze jest jednak upewnienie się, że po zniszczeniu danych nikt nie będzie w stanie ich odczytać. 

Kto może niszczyć dokumenty? Jeśli chodzi o dokumenty zawierające dane niewrażliwe, bez danych osobowych lub innych danych, na podstawie których można kogoś zidentyfikować, to może zniszczyć je właściwie każdy.

W przypadku ważnych dokumentów takie zadanie lepiej powierzyć firmie, która zajmuje się bezpiecznym i profesjonalnym niszczeniem danych. 

Zbyt długie przechowywanie dokumentów jest karalne

Warto wiedzieć, że w świetle przepisów RODO zbyt długie przechowywanie dokumentów podlega karze. Kara ta może sięgać nawet do 20 milionów euro lub 4% obrotu za najpoważniejsze naruszenia i do 10 milionów euro, lub 2% obrotów za pozostałe naruszenia. 

Prezes UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) może nałożyć na firmę również inną niż finansową karę – może wydać nakaz związany z przywróceniem zgodności z RODO lub nakazać ograniczenie przetwarzania wyłącznie do przechowywania.

To z kolei poważnie blokuje procesy biznesowe.

Dodatkowo naruszanie przepisów RODO może zakończyć się pozwem o odszkodowanie, odpowiedzialnością karną w przypadku zawiadomienia prokuratury, bądź dyscyplinarną, jeśli niezniszczenie dokumentów stanowiło niestosowanie się do wewnętrznych procedur.

Podsumowanie

Przygotowany przez nas druk protokół zniszczenia to dokument, który jest de facto dokumentem potwierdzającym – potwierdza fizyczną likwidację składników aktywów, które z racji upływu czasu można przeznaczyć do zniszczenia i utylizacji.

Oprócz protokołu zniszczenia dokumentacji istnieje także:

  • protokół zniszczenia akt,
  • protokół likwidacji towaru,
  • czy np. protokół likwidacji sprzętu.

W protokole oprócz podstawowych zapisów mogą znaleźć się także zapisy informujące o tym, że zniszczenia dokumentacji dokonano komisyjnie. Wzór protokołu komisyjnego zniszczenia pobierzesz poniżej:

Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów

protokol-zniszczenia-dokumentow-wzor-pdf-doc

Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów wzór

Podobne:

Oceń mój artykuł:
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (2 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...
Wpis pochodzi z kategorii:

O autorze