Jak napisać notatkę służbową za nieobecność pracownika w pracy? ani Kodeks pracy, ani rozporządzenia wykonawcze do Kodeksu pracy nie poruszają tematu notatek służbowych. Mówią jedynie o obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Tworzenie notatek na temat pracowników dopuścił jednak Sąd Najwyższy.
SPIS TREŚCI:
Wprowadzenie
Przełożony może sporządzić notatkę służbową nie tylko w sytuacji, kiedy pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia, czy łamie zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również w przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika w pracy. Jak napisać notatkę służbową o pracowniku? aby ułatwić Ci to zadanie – przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór notatki służbowej, którą pobierzesz poniżej:
Notatka służbowa nieobecność w pracy wzór
Notatka służbowa nieobecność w pracy wzór
Czym jest i do czego służy notatka służbowa?
Jaka jest definicja notatki służbowej? notatka służbowa sporządzona przez przełożonego na pracownika dotyczy różnych zachowań i zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy. Tematem notatki powinny być wyłącznie istotne z punktu widzenia stosunku pracy zdarzenia.
Czego dotyczy notatka służbowa? dokument ma służyć do opisania faktu, który wpłynął na wykonywaną przez pracownika pracę. Notatki nie mogą dotyczyć więc życia prywatnego, zawierać nieprawdziwych lub obraźliwych informacji czy opisywać zdarzenia niezwiązane z przebiegiem zatrudnienia.
Notatka służbowa z reguły przybiera formę informacyjną. Może zostać wykorzystana w dwóch celach:
- kiedy jest negatywna – służy argumentowaniu kary nałożonej na pracownika (np. kar porządkowych),
- kiedy jest pozytywna – może przyczyniać się do uzasadnienia przyznania pracownikowi nagrody w formie premii czy awansu.
Notatka służbowa za nieobecność w pracy będzie zaliczać się do tej pierwszej grupy, czyli do notatek dyscyplinujących (notatka dyscyplinująca jest więc szczególnym rodzajem notatki służbowej).
Istnieją również notatki służbowe pełniące rolę czysto informacyjną. Są to notatki z rozmów biznesowych czy spotkań. Czasami notatka służbowa pełni też rolę zeznania świadka wypadku w pracy.
Jak napisać notatkę służbową na pracownika?
Odpowiedzi na pytanie, jak napisać notatkę służbową na pracownika nie znajdziemy w żadnych przepisach. Nie istnieje zatem z góry nałożony wzór notatki służbowej za nieobecność w pracy.
Wiadomo jednak, że notatka służbowa (zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej) powinna być:
- czytelna,
- zwięzła,
- konkretna,
- krótka,
- pozbawiona zbędnych form, opinii, ocen, informacji dotyczących życia prywatnego.
Notatka służbowa nie potrzebuje wstępu, rozwinięcia ani zakończenia. Wystarczy, aby uwzględniała:
- datę i miejsce sporządzenia notatki,
- dane osoby sporządzającej dokument,
- opis zdarzenia ze wskazaniem odbiorcy notatki, czyli pracownika,
- podpis (imię i nazwisko autora).
Usprawiedliwienie nieobecności w pracy
Sama nieobecność w pracy nie powinna stanowić podstawy do sporządzenia notatki służbowej, lecz dopiero nieusprawiedliwienie tej nieobecności w terminie.
Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma obowiązek wykonywania pracy w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Zgodnie z przepisami usprawiedliwienie nieobecności w pracy jest obowiązkiem pracownika.
Usprawiedliwieniem absencji mogą być:
- zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy,
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za zasadne.
Pracownik powinien poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem, jeśli wie, że będzie w pracy nieobecny. Natomiast w przypadku wystąpienia nagłej sytuacji uniemożliwiającej mu pojawienie się w pracy, ma on obowiązek powiadomić swojego przełożonego o tym fakcie niezwłocznie tj. nie później niż w drugim dniu absencji.
Pracownik może usprawiedliwić swoją nieobecność osobiście, telefonicznie, droga pocztową czy za pośrednictwem innej osoby. Jeśli tego nie zrobi, zasadne będzie sporządzenie notatki służbowej dotyczącej nieobecności pracownika.
Co zrobić z notatką służbową na pracownika?
Pracownik, którego dotyczy notatka służbowa sporządzona przez pracodawcę, powinien zostać poinformowany o jej sformułowaniu przez przełożonego. Na żądanie pracownika, pracodawca ma też obowiązek taką notatkę przekazać – osobiście, pocztą czy elektronicznie. Jeśli pismo zawiera dane wrażliwe, zalecane jest bezpośrednie osobiste doręczenie notatki.
Notatki służbowej nie wolno udostępniać osobom trzecim ze względu na ochronę danych osobowych. Wgląd do niej mogą mieć tylko osoby upoważnione. Należy więc przechowywać notatki służbowe w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.
Zasadniczo, notatek służbowych sporządzonych przez pracownika lub dotyczących pracowników nie umieszcza się w ich aktach osobowych, ale wyjątkiem od tej zasady są te notatki, które mają związek z przebiegiem zatrudnienia.
Jeśli notatka służbowa stanowi podstawę wymierzenia pracownikowi kary porządkowej, to może stać się częścią jego dokumentacji osobowej. Natomiast w przypadku, kiedy notatka wykonana została z rozmowy dyscyplinującej pracownika, ale nie nałożono na niego żadnej kary, to notatka nie może zostać dołączona do akt osobowych.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w aktach osobowych pracownika mogą znajdować się tylko określone dokumenty. Będą to między innymi:
- notatki dotyczące wręczenia pracownikowi wypowiedzenia, gdy odmawia on jego przyjęcia,
- notatki dotyczące odmowy wykonania polecenia służbowego,
- notatki dotyczące łamania przepisów BHP lub wewnętrznego regulaminu pracy.
Przedmiotem notatki włączonej do akt osobowych może być zatem wyłącznie wydarzenie wynikające z wykonywania stosunku pracy oraz mające wpływ na ogólną ocenę pracownika.
Podstawa prawna: Rozporządzeniem z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286).
Podobne wzory notatek służbowych:
- Notatka służbowa odmowa wykonania polecenia WZÓR
- Notatka służbowa złe zachowanie pracownika WZÓR
- Notatka służbowa pijany pracownik WZÓR
- Wniosek o anulowanie nagany WZÓR
- Wzór notatka służbowa złe zachowanie pracownika
- Notatka służbowa nauczyciela WZÓR
(1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...