Witam, kiedy wysłać i jak napisać wezwanie do zapłaty dłużnikowi, który od 3 tygodni po przekroczeniu pierwotnego terminu płatności nie daje znaku życia? jak postąpić w takiej sytuacji, abym nie zablokował sobie możliwości oddania sprawy w ręce komornika? chce dać kontrahentowi-dłużnikowi jeszcze tydzień lub dwa na wywiązanie się z obowiązku zapłacenia faktury za usługi.

Będę wdzięczny za pomoc w wyjaśnieniu zawiłości na temat wezwań do zapłaty, z góry dziękuję i serdecznie pozdrawiam! Patryk.


Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo, które należy skierować do kontrahenta lub dłużnika, który jest nierzetelny w swoich obowiązkach dotyczących spłaty roszczenia wynikającego z niezapłacenia za towar czy usługę.

Wezwanie do zapłaty, to pierwszy krok mający na celu odzyskanie Twoich pieniędzy i w ten sposób, Ty jako wierzyciel możesz uniknąć dodatkowych kosztów sądowych, oraz zaoszczędzisz jakże cenny w dzisiejszych czasach czas…

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Niestety nie istnieje jeden uniwersalny wzór wezwania do zapłaty obowiązujący każdego i  w każdej sytuacji. Jedyne o czym musisz pamiętać to, by wezwanie do zapłaty spełniało swoją funkcję, a więc musi być to pismo stanowcze i bardzo oficjalne, a przy tym musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, które pozwolą nierzetelnemu kontrahentowi zidentyfikować jego dług i umożliwić mu spłatę zadłużenia.

Oto jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty:

  • dane wierzyciela (Twoje dane),
  • dane dłużnika (dane nierzetelnego kontrahenta),
  • datę oraz miejsce sporządzenia wezwania do zapłaty,
  • stosunek prawny z którego wynika obowiązek spłaty zadłużenia,
  • kwota zadłużenia całkowitego oraz odsetki,
  • ostateczny termin spłaty zadłużenia,
  • dokładne dane do przelewu,
  • Twój podpis.

Wierzyciele często pytają: czym jest stosunek prawny, który wynika z obowiązku spłaty zadłużenia, jest to nic innego jak okoliczności, które spowodowały powstanie tego zobowiązania, czyli może to być np:

  • faktura za usługę,
  • faktura za towar,
  • umowa o dzieło itd.

Jeśli natomiast chodzi o to, jaki termin płatności wystawić na wezwaniu do zapłaty, to jest absolutnie sprawa indywidualna każdego przedsiębiorcy. Z tego co widzę, to najczęściej termin zapłaty na wezwaniu do zapłaty wynosi 7 lub 14 dni, ale też nie stoi nic na przeszkodzie, aby ten termin wynosił nawet 30 dni.

Termin na zapłatę który określisz w wezwaniu do zapłaty, będzie liczony od dnia dostarczenia wezwania do zapłaty nierzetelnemu kontrahentowi.

Wezwanie do zapłaty – wzór

Wezwanie do zapłaty – jak skłonić kontrahenta do zapłaty?

Jest kilka sztuczek, które rzeczywiście działają na podświadomość nierzetelnego kontrahenta. W wezwaniu do zapłaty warto dodać kilka informacji, są to między innymi:

  1. Konsekwencje niewywiązania się z obowiązku zapłaty w terminie, który określa wezwanie do zapłaty.  A więc można napisać, że niezapłacenie należności w terminie 7 dni skutkować będzie zaprzestaniem dostarczania usług lub towaru.
  2. Kolejnym zapisem jaki powinien znaleźć się na wezwaniu do zapłaty, jest informacja, że dłużnik w razie niespłacenia roszczenia, obciążony zostanie kosztami sądowymi w przypadku skierowania sprawy do sądu po nakaz zapłaty.
    1. Przykład: W przypadku braku wpłaty na wyżej wymienione konto bankowe sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Wtedy kwota zadłużenia zostanie powiększona o koszty sądowe.
  3. Można wspomnieć też, że dług wynikający z otrzymanego wezwania do zapłaty może zostać sprzedany na giełdzie wierzytelności/długów.
  4. Obowiązkową klauzulą będzie także informacja dla dłużnika, że w przypadku niespłacenia roszczenia, jego dane zostaną opublikowane w rejestrach dłużników takich jak:
    1. BIG
    2. KRD
    3. ERIF
  5. Sporządzając wezwanie do zapłaty, warto najważniejsze kwestie pogrubić , a czcionkę zwiększyć, kolorując ją na CZERWONO. Takie działanie podkreśli powagę wezwania do zapłaty, jest to dość szybki i prosty sposób nadający wezwaniu naprawdę poważnego wydźwięku.

Ile razy i kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Żadne przepisy nie określają kiedy należy wysłać wezwanie do zapłaty, oraz ile razy to poczynić. Generalnie nie warto sporządzać wezwania do zapłaty, kiedy kontrahent ma tylko kilka dni opóźnienia w płatności, ale też nie można czekać zbyt długo, bo spowoduje to zator płatniczy i narazi to Twoją płynność finansową na niepotrzebne nadwyrężenie.

Ciekawostka: przeprowadzono kiedyś badania, które jednoznacznie stwierdziły, że prawdopodobieństwo odzyskania należności od nierzetelnego kontrahenta maleje po czwartym miesiącu zwłoki.

Sporządzając i wysyłając wezwanie do zapłaty, przedsiębiorca powinien kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Sama np. wysyłam wezwania do zapłaty dopiero po miesiącu od upływu pierwotnego terminu płatności.

Warto jeszcze dodać, że żadne przepisy prawa nie regulują ani ilości wysyłanych wezwań do zapłaty, ani ich terminu, przed wystąpieniem na drogę sądową – jest to kwesta zupełnie należąca do Ciebie.

Warto oczywiście wysłać nawet drugie czy trzecie wezwanie do zapłaty naszemu nierzetelnemu kontrahentowi, jeśli pierwsze wezwanie do zapłaty zostało przez niego zignorowane. Ale wysyłanie czwartego czy piątego wezwania, to już lekka przesada i trzeba zamiast tego, wystąpić na drogę sądową, by uzyskać nakaz zapłaty, a następnie skierować sprawę do komornika.

Uwaga: wezwanie do zapłaty MUSI być wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a następnie, w razie skierowania sprawy na drogę sądową, warto do wniosku dołączyć te właśnie potwierdzenia, by sędziemu udowodnić, że dłużnik odebrał wezwanie/wezwania do zapłaty! (skuteczne doręczenie wezwania).

Nie wiem czy wiesz, ale wezwanie do zapłaty można również wysłać też za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), faksem bądź nawet wiadomością SMS.

Niestety wezwania do zapłaty muszą mieć odpowiednią formę, a w przypadku papierowych wezwań (wysyłanych listem poleconym) wiąże się to nie tylko z nakładem pracy ale i z kosztami przesyłki, niezależnie jednak od wszystkiego, wezwania na papierze mają też swoje zalety, ponieważ przydają się do celów dowodowych podczas rozprawy sądowej.

Ponaglenia o płatność za usługę czy towar, które wysyła się SMS-em lub pocztą elektroniczną są na pewno o wiele tańsze, ale ich znaczenie dowodowe jest wtedy dużo mniejsze. (K. Kreczmańska-Gigol 2015 s.35-36)

Wystąpienie na drogę sądową

Jeśli przy braku kontaktu z dłużnikiem, mimo wysyłanych wezwań do zapłaty, możesz skierować sprawę do sądu, a więc należy złożyć pozew, do którego musisz dołączyć odpis wezwania do zapłaty jakie otrzymał dłużnik, a także dowody jego doręczenia (odcinki z poczty), udowodnisz wtedy sądowi, że nie zaniechałeś kontaktów z dłużnikiem i dałeś mu szansę na polubowne załatwienie windykacji.

UWAGA: jeśli do pozwu nie dołączysz odpisu wezwania do zapłaty, oraz potwierdzenia odbioru, to bez względu na wynik sprawy, sąd może obciążyć Ciebie kosztami procesu, z powodu zaniechania tych czynności i przyczynienia się do zbędnego wytoczenia sprawy. (Art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego).

Art. 130. § 1. Jeżeli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych lub jeżeli od pisma nie uiszczono należnej opłaty, przewodniczący wzywa stronę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie tygodniowym. Mylne oznaczenie pisma procesowego lub inne oczywiste niedokładności nie stanowią przeszkody do nadania pismu biegu i rozpoznania go w trybie właściwym.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty – wzór

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty wystawia się, gdy dłużnik mimo wcześniejszych wezwań nie reaguje i nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty. Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty jest zatem jak by ostatnim ostrzeżeniem przed wniesieniem sprawy do sądu.

Ten właśnie rodzaj wezwania wzbudza w dłużnikach najwięcej strachu i obawy przed dalszymi konsekwencjami niewywiązywania się z finansowych obowiązków, dlatego po wysłaniu ostatecznego wezwania do zapłaty, często kwota zadłużenia ląduje na koncie bankowym wierzyciela.

W zależności od wierzyciela, pismo to można zatytułować również jako:

  • Ostateczne wezwanie do zapłaty.
  • Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.
  • Przedsądowe wezwanie zapłaty.

Wzór ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty – podstawa prawna

Ty jako wierzyciel, możesz żądać natychmiastowej spłaty długu dzięki art. 476 Kodeksu Cywilnego:

Dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Wybrałam dla Ciebie do przeczytania: