Polecenie wyjazdu służbowego WZÓR do wypełnienia

Jak napisać polecenie wyjazdu służbowego dla pracownika? polecenie wyjazdu służbowego to dokument, który potwierdza odbycie podróży służbowej – delegacji. Na podstawie takiego dokumentu i innych załączników poniesienia przez pracownika określonych kosztów – pracodawca rozlicza koszty delegacji. Polecenie wyjazdu służbowego powinno zostać wystawione najpóźniej w dniu poprzedzającym wyjazd służbowy.

Wstęp

polecenie-wyjazdu-sluzbowego-wzor-pdf-docJak przygotować taki dokument, aby spełniał on wszystkie wymagania formalne przewidziane przez prawo? aby ułatwić Ci sporządzenie takiego pisma, przygotowaliśmy gotowy do wypełnienia wzór polecenia wyjazdu służbowego, który pobierzesz poniżej:

Polecenie wyjazdu służbowego wzór

Kiedy przygotowuje się polecenie wyjazdu służbowego?

Delegacja pracownika to rozwiązanie stosowane przez firmy, które pozyskują klientów lub promują produkty czy usługi w innych miejscowościach, lub za granicą. Nie każdy wyjazd pracownika jest jednak podróżą służbową.

Do tego zagadnienia odnosi się szczegółowo art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróż służbowa:

  • odbywa się na polecenie pracodawcy,
  • wiąże się z wykonywaniem przez pracownika określonych zadań służbowych,
  • wiąże się z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Wspólną, charakterystyczną cechą wszystkich delegacji jest też to, że pracownikowi zatrudnionemu każdorazowo przysługują od pracodawcy środki finansowe na pokrycie kosztów wyjazdu.

Co prawda, obowiązujące przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku sporządzenia pisemnego polecenia wyjazdu służbowego. Warto jednak wypełnić wzór delegacji służbowej, ponieważ taki dokument:

  • stanowi potwierdzenie, że delegacja miała miejsce,
  • stanowi podstawę rozliczenia się pracodawcy z pracownikiem.

Co musi zawierać polecenie wyjazdu służbowego?

Polecenie wyjazdu służbowego musi zawierać przede wszystkim dane pracownika odbywającego podróż w celach służbowych, a także podstawowe informacje związane z samym wyjazdem, czyli:

  • cel wyjazdu,
  • miejsce, w którym rozpoczęła się podróż i w którym pracownik zakończył podróż służbową,
  • termin wyjazdu i okres trwania delegacji,
  • określenie środka transportu,
  • kwotę zaliczki wydaną pracownikowi na pokrycie kosztów podróży,
  • termin rozliczenia się z pracodawcą,
  • podpis kierownika lub osoby upoważnionej.

Dokument można przygotować w oparciu o przygotowany przez nas wzór polecenia wyjazdu służbowego, wypełniając druk właściwymi informacjami.

Do polecenia wyjazdu służbowego można dołączyć też zgodę podwładnego na odbycie podróży służbowej. Niekiedy jest ona wręcz obowiązkowa, a dotyczy to przypadków, kiedy delegację ma odbyć:

  • pracownica w ciąży lub,
  • pracownik, który opiekuje się dzieckiem w wieku do lat 4.

Takie zaświadczenie o wyjeździe służbowym zobowiązuje pracownika do odbycia podróży w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę. Nie może on zatem zadecydować samodzielnie o zmianie terminu wyjazdu lub powrotu. Podobna zasada dotyczy ustalonego środka transportu.

Pracodawca ma jednak możliwość – na wniosek pracownika – zgodzić się na odbycie podróży własnym samochodem lub innym środkiem transportu. W takim przypadku podwładny nadal może uzyskać zwrot kosztów przejazdu.

Wysokość zwrotu wylicza się na podstawie ilości przejechanych kilometrów. Pracownik może liczyć także na pokrycie przez pracodawcę wydatków takich jak opłata za postój w strefie płatnego parkowania.

Oświadczenie o podróży służbowej składa się najczęściej z dwóch części. Pierwszą z nich wypełnia pracodawca, który posyła pracownika w podróż służbową. W tym segmencie dokumentu ujmuje się:

  • cel wyjazdu (zadania pracownika),
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
  • czas wyjazdu,
  • środek transportu.

Z kolei druga część dokumentu to potwierdzenie pobytu służbowego. Nie jest to element obowiązkowy – jego obecność uzależniona jest od woli pracodawcy. Stwierdzenie pobytu służbowego powinno zostać wypełnione w miejscu pobytu pracownika delegowanego.

W jaki sposób pracownik uzyskuje potwierdzenie pobytu? z reguły zapis zawiera datę przyjazdu i datę wyjazdu i jest potwierdzony podpisem i pieczęcią osoby uprawnionej.

Po co pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego?

Wypełniony przez pracodawcę wzór delegacji to podstawa rozliczenia z przełożonym kosztów wyjazdu służbowego. Za delegację osobie zatrudnionej przysługują bowiem diety oraz zwrot poniesionych kosztów za:

  • noclegi,
  • przejazdy,
  • środki komunikacji miejskiej,
  • inne udokumentowane wydatki.

W ramach diety pracownik otrzymuje dziennie kwotę 38 zł przeznaczoną na pokrycie wydatków związanych z posiłkami. Wysokość diety uzależniona jest od ilości czasu spędzonego w podróży.

Dieta nie przysługuje, jeśli delegacja ma miejsce w miejscowości, w której mieszka pracownik oraz w przypadku, kiedy otrzymuje on bezpłatne wyżywienie.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy pracownik odbywa podróż służbową za granicę. W tym przypadku stawka diety w podróży zagranicznej ustalana zgodnie z wysokością diety obowiązującą w kraju docelowym podróży.

Jeśli pracownik w trakcie zagranicznej podróży służbowej jest hospitalizowany, przysługuje mu 25% dziennej diety za każdy dzień pobytu w szpitalu, a także zwrot niezbędnych kosztów leczenia (o ile są one udokumentowane). W przypadku śmierci pracownika oddelegowanego za granicę pracodawca ponosi koszt transportu ciała do kraju.

Aby rozliczyć koszty delegacji, pracownik powinien w terminie do 14 dni po zakończeniu podróży przekazać swojemu pracodawcy rozliczenie wraz z kompletem dokumentów, które stanowią dowód poniesionych przez niego kosztów podróży służbowej (rachunek kosztów podróży).

Podobne wzory pism:

Oceń mój artykuł:
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading...
Wpis pochodzi z kategorii: ,

O autorze